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お中元のお礼状のビジネスマナーは?代筆っていいの?例文は?

投稿日:2018年5月6日 更新日:

ビジネス上でのお中元は、
「今後も良い取引をお願いします。」
というような意味合いが含まれます。

あなたの会社がお中元を貰っている場合には、
ビジネスマナーとして品物を受け取ったことと
感謝の言葉をお礼状を書きましょう。

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お中元のお礼状でのビジネスマナーは?

お礼状を書くときに疑問に思うポイントとして

・お礼状を送るタイミングはいつか?
・宛名と署名はどうするか?
・葉書で送るか手紙で送るか
・どんな内容で書くか。必ず入れる内容は?
・印刷でも良いか?
・代筆しても良いか?

ということが挙げられます。

<お礼状を送るタイミング>
お礼状を送るタイミングは、品物を受け取ってから1週間以内が理想とされます。
遠い地域からもらう場合もありますので、消印日付が1週間以内であれば
失礼にはならないでしょう。
また1週間が過ぎてしまった場合には、お礼が遅れたことを詫びる一言を
お礼状の内容に添えれば、問題はないと思います。

<宛名と署名>
宛名と署名は、送られてきた品物の送り主と送り先を
そのままと考えれば大丈夫です。
相手が会社名ならば会社名+御中、担当者名ならば会社名+担当者名+様で送りましょう。
但し、担当者名の場合には、個人的に送ってきてる場合があります。
品物の宛先に会社名が入っているか、品物の送り主に会社名が入っているか
ということを確認しましょう。

<葉書と手紙>
お中元のお礼状は「葉書」で大丈夫です。
但し、相手が礼儀を重んじる職業や目上の立場の場合には「手紙」で送りましょう。

<お礼状の内容>
お礼状には年賀状などとは違い決まったテンプレートや言葉遣いなどはありません。
手紙や葉書の構成と同じように
前文、主文、末文、後付でお礼の言葉を書いていきましょう
手紙や葉書の基本的な書き方は下記サイトで学ぶことが出来ます。

年賀状・暑中見舞いドットコム
http://www.nengasyotyuu.com/bunrei/letter/letter_01/

一番の悩みとなる主文だとおもいますが、
ここはお礼の言葉、品物への感想等を簡潔に書くと良いです。
またここでは後に例文も紹介しますので、参考にしてみてください。

<印刷しても良いか>
葉書の場合には印刷しても大丈夫です。但しマナーとして一言手書きすると良いでしょう。
手書きするのは受け取り主が基本ですが、会社名で品物が届いた場合には、
受け取った部署の所属長、または社長が書くと良いでしょう。
手紙の場合には、手間はかかりますが、すべて手書きで書きましょう。
この時も書くのは葉書の一言手書きと同じ人が書くのがベストです。

<代筆しても良いか>
先ほどの項目で受け取り主または所属長、社長が良いとしましたが、
代筆も可能です。
社長秘書や奥様が代筆する場合や取引先の担当者が代筆することも多く
特に失礼にはなりません。
但し注意点がいくつかあるので次の章で説明します。

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お中元のお礼状を代筆するときに気を付けること

代筆する場合に注意したいことは、

・内容
・署名

の2つです。

<内容>
内容としては2つの場合があります。

①受け取り主の言葉で書き、代筆として自分が書いたという内容
②代筆者の言葉で書き、受け取り主も感謝をしているという内容

ここで考えるのは
代筆者が送り主とはあまり関係のない人の場合には①の方が良いでしょう。
代筆者が取引先の担当者であるなど送り主と関係している人の場合には②でも大丈夫です。

<署名>
署名にわざわざ代筆したことを書かなくてもよい、と考える人もいますが
手書きする以上、字面でばれてしまいますので
代筆しました、と言う内容を書いた方が失礼にはならないでしょう。

署名の書き方は先ほどの内容①②によって書き方は変えると良いです。
①会社名+受け取り主  代 ○○
といったように代筆したことが分かるように書きます。

②会社名+受け取り主+○○
というように受け取り主と代筆者を連名しましょう。

お中元のお礼状の例文を紹介

お礼状の例文を紹介します。
・ビジネス用の硬い内容
・少し柔らかい言い回しの内容
の2つを例として記載します。

※季節の挨拶として「盛夏の候」を使用していますが、
これは7月の挨拶ですので、お礼状が8月なら「残暑の候」
に変えて使用してください。

――ビジネス用の硬い内容――
拝啓

盛夏の候、貴社におかれましてはいよいよご隆盛のことと存じます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
この度は何よりのお品をご恵送賜り感謝の念に尽きません。
いつもお気遣いいただき却って恐縮でございます。
末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
略儀ではございますが、まずは書中にて御礼かたがたご挨拶申し上げます。

敬具

――少し柔らかい言い回しの内容――
拝啓

盛夏の候、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は、お中元をお贈りいただきありがとうございます。
普段からお気遣いいただき却って申し訳ないことでございます。
今後とも変わらぬお引き立てのほどお願いいたします。
略儀ながら書中にてお礼申し上げます。

敬具

まとめ

簡単なまとめとして

・お礼状は1週間以内が理想。
・1週間を過ぎてしまったら、遅れたお詫びを一言添える。
・宛名と署名は、品物の送り先と送り主をそのまま用いる。
・お礼状は基本的に葉書で大丈夫。
・相手が礼儀を重んじる場合には手紙で書く。
・お礼状は決まったテンプレートは無い。
・印刷でも大丈夫。ただし本人手書きで一言添える。
・代筆も可能だが相手との関係性で表現を変える。

お中元は相手からの感謝の気持ちであることを忘れず、
その気持ちに応えることがマナーとなります。

お中元をもらった際には、必ずお礼状を書くようにしましょう。

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