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暑気払いの飲み会会場のおすすめは?案内状の例文と挨拶例を紹介!

投稿日:2018年5月7日 更新日:

会社での飲み会といえば「暑気払い」が定番ですね!
幹事となるのは新人や若手になることが多いようです。
会社での飲み会の経験も少ない中で「どうすればいいの・・・」
と悩んでいる人は多いと思います。

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暑気払いの飲み会会場は駅近がベスト!

幹事としてまず決めるのは日時会場です。
日時に関しては、仕事の都合を上司や所属長に相談して決めることが多いので
特に悩むことはないと思います。

会場についてですが

・駅に近い
・ビアガーデンor個室の居酒屋

が一般的で会社的にも喜ばれるようです。

<駅に近い>
都市部ならば会社に近い駅を選ぶと良いでしょう。
都市部以外であるならば、居酒屋街がたくさんある駅を選んでください。
理由としては会社での飲み会では2次会に行くことも多いことがあります。
またそういった駅はバスや電車などの交通の便がよく、
またタクシーや代行などが多く待機しているため、帰宅の手段を各々で
決められるからです。

<ビアガーデンor個室>
暑気払いなので夏の飲み会という印象が強いビアガーデンにする傾向があります。
但し、夕方でも暑いというときや、仕事の話をすることもあるというときには
個室の居酒屋を選ぶといいでしょう。
個室の居酒屋がない場合には、個人でやっているような小さな居酒屋であると
貸し切りが出来る場合があり、個室と同じ感覚で飲み会が出来ます。

コースについてはお店により料金が違います。
前もって上司と料金を相談して決めましょう。

そこまで決めたら後は、お店に電話し

・予約日時
・仮の予約人数
・予約団体名
・幹事の名前と連絡先を伝え・正式な人数を決定する期限
・キャンセル料が発生する期限

を事前に聞いておきましょう。

暑気払いの飲み会の案内状の例文紹介

会場を決めたあとに行わなくてはいけないのは案内状の作成です。
この案内状は出欠確認としても使用します。
必須項目としては

・簡単な挨拶文
・日時
・会場
・会費
・幹事名と連絡先
・出欠の返答方法と期限

案内状の例として下記ような書き方をすればよいと思います。

――――――――――――――――――――――――――――――

○○年〇月〇日

関係者各位

○○課 (幹事名)
TEL:080-○○○○-△△△△

(会の名前)のご案内

猛暑の中、日々の業務お疲れ様です。
梅雨も明け、いよいよ夏本番となりました。
多忙な時期を迎え、より一層業務に集中しなくてはいけません。

そこで今回、暑気払いの意味を含め下記内容で(会の名前)を計画させていただきました。
この夏の暑さを乗り切るため、皆様奮ってご参加ください。

出欠の返答に尽きましては、○月○日までに、幹事○○まで
(メール等、出欠返答方法)をお願いします。

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日時:〇月〇日 〇時~〇時
会場:○○○○   住所:○○○○  ※下部のMAP参照
会費:○○円  ※出欠の返答後、事前に徴収します。
内容:コース料理付き2時間飲み放題
※●日以降の欠席はキャンセル料(○○円)が発生いたします。
ご都合が悪くなりましたら早めに幹事まで連絡をお願いします。
キャンセル料が発生した場合には自己負担とさせて頂きますので
ご了承願います。
MAP
(Google MAPなどの画像を載せる)
――――――――――――――――――――――――――――――

このような形でWord文書やExcelなどで案内状を作成し、
PDFに変換してから社内メールなどで送付すると良いでしょう。

今回記載した例は、社内のみの人を対象とした、挨拶文としています。
取引先を呼ぶ場合などは、ビジネスマナーにのっとった文章を
心がけましょう。

案内状の送付が終わりましたら、
出欠の確認⇒お店への正式な人数の連絡⇒会費の徴収
などを行い、当日を迎えましょう。
会費を事前に集める場合には、鍵のかかる場所で保管をすること
忘れないようにしてください。

その後、次章で記載する挨拶のお願いを上司にしておきましょう。

暑気払いの飲み会の進行の挨拶例

当日の進行は

出席者の確認

揃ったらお店にスタートの合図

乾杯の飲み物を注文

開始の挨拶

乾杯

という流れで進めていきましょう。

開始の挨拶と乾杯については
幹事の挨拶⇒課長の挨拶⇒係長の乾杯
のようにすると良いと思います。

また締めの挨拶も必要です。
締めの挨拶に関しては
幹事の挨拶⇒係長の挨拶
のようにすると良いでしょう。

前章でも記載した、挨拶のお願いに関しては
しゃべり慣れている上司でも、いきなり指名されては
焦ってしまうので、会の挨拶をスマートにしたいときには
事前にお願いをしておきましょう。

幹事の挨拶に関しては

開始の挨拶
「皆様、本日はお集まり頂きありがとうございます。
本日は2時間飲み放題のコースとなっております。
暑気払いの意味を含めた○○会ですので
飲んで食べて騒いで、今後の仕事の英気を養って頂ければ幸いと思います。
ではまず○○課長より一言いただきたいと思います。
~~~~~課長挨拶~~~~~
○○課長ありがとうございます。では乾杯のご発声を○○係長お願いします。」
締めの挨拶
「皆様、宴もたけなわですが、そろそろお時間になりましたので、
ここで示させていただきたいと思います。締めの挨拶を○○係長お願いします。」

このような挨拶で十分です。
また職場の雰囲気が上下関係をあまり気にせずフレンドリーな場合には、
敬語の部分を少しくだけた言い回しにすれば大丈夫です。

ちょっと話は逸れますが、お店へのお金の支払いも幹事の仕事です。
お酒の飲みすぎなどで忘れないようにしてくださいね。
また会費が個人払いであったとしても領収書は必ずもらうようにしましょう。

まとめ

幹事の仕事の流れをおさらいすると

・お店を仮人数で予約
・案内状の作成
・出欠の確認
・お店へ正式人数を連絡
・会費の徴収
・当日の挨拶
・お会計

幹事は大変ですが、慣れてしまえば難しくありません。

また一度作った案内状はテンプレートとして
毎年使用できますので、残しておきましょう。

では幹事業頑張ってください。

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