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残業を減らすために一社員が行動する3つの事「サービス残業を無くそう」

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仕事が多すぎて残業の毎日。仕事が終わらないからサービス残業で何とかこなす日々。

早く帰りたいのになかなか帰ることが出来ない。

でも職場のみんなが残業しているから自分だけ弱音は吐けない。

そんな悩みを抱えていませんか?

サービス残業がある職場には、人員不足・業務量過多など根本的な問題が潜在しています。

現状を打破したいと思っても、会社全体の問題なので一社員には解決できません。

ですが一社員でも残業時間を減らすことが出来ます。

これから教える3つの事を実現すれば残業時間を毎日1時間減らせます!

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【残業を減らす①】こだわりを捨てる

残業を減らす方法として、こだわりを捨てる、ことが大切です。

日本人は職人気質の仕事をしている人がとても多いです。

これは書類一つ作るにしても言えることです。

書類は何かの目的を達成するために作成するものです。

それなのに行間やデザインなどが納得できずに細部にまでこだわって作る人がとても多いのです。

書類を作成する前に一度考えてみてください。

その書類は教科書のようにみんなに見られて、未来永劫残るものですか?

目的を達成できるものさえ作れれば、それで良いのではないですか?

目的を達成するだけならば書類にこだわりは必要ありません。

書類は芸術ではありません。

あなたがもし、書類の細部までこだわってしまう性格ならば、60%の納得で書類の完成としましょう。

それだけで30分かかった書類作成は15分に短縮されるでしょう。

ここまで書類の話をしてきましたが、これはなにも書類の話だけではありません。

営業職でも技術職でも同じです。

目的が達成されるのならば、こだわりは持つ必要はありません。

勘違いしないで欲しいところは目的は100%達成されるようにしなくてはいけません。

目的100%、こだわり60%の仕事を行うようにすれば、不必要な残業が無くなるでしょう。

【残業を減らす②】データやノウハウを共有する

残業を減らす方法として、データやノウハウを共有する、ことが大切です。

独自の管理データやノウハウで仕事をしている人が多いですが、なぜかそれを共有しません。

これはあなたにも当てはまりませんか?

会社とは、組織で利益出す団体です。

自分の得意分野、同僚の得意分野で確立したデータやノウハウを共有すれば、組織として効率が良い仕事が出来るようになります。

共有すれば、データやノウハウをさらに効率の良いものに作りかえる人も出てくるでしょう。

それぞれがやっている仕事の効率の良い部分を抜き出していけば、残業時間を減らすことが出来るでしょう。

昔はノウハウを持っていることが個人の優位性でありましたが、インターネットの登場でその優位性はほとんど失われました。

現在はネットワークを駆使して、共有することこそが良い働き方です。

Aさんの独自のノウハウやデータを共有
⇒共有されたノウハウやデータをBさんが改善し共有
⇒改善されたノウハウやデータをCさんが改善し共有
と繰り返せば業務効率は倍になります。

初めに「残業時間を1時間減らす」と言いましたが、業務内容によっては2時間、3時間と残業時間を減らすことが出来ます。

【残業を減らす③】不必要な会議を無くす

残業を減らす方法として、不必要な会議をなくす、ことが大切です。

これは会議を主催する人が出来る残業時間を減らす方法です。

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最初に解説した書類と同様に、会議とはある目的達成のために開かれるものです。

会社で行われる会議の名前は多種多様にありますが、目的別で考えれば、
1、情報共有・報告会議
2、新アイディア会議
3、目標・工程設定会議
4、問題対応会議
5、問題防止会議
6、教育会議
の6種類に分けられます。

1,2の会議は目的達成のためには不必要なものです。

3、4、5、6の会議も情報を共有することで短縮することが出来ます。

<不必要な会議>
1、情報共有・報告会議
これは業務報告会などの会議です。

この会議は情報を共有することが目的です。

情報や報告内容を書類にまとめて関係者にメールで送付すれば目的は達成されます。

わざわざ会議室にみんなで集まって書類を読み上げる必要はどこにもないのです。

もしパワーポイントでスライド資料を作成しているならば、それを作る時間も不要になります。

2、新アイディア会議
これは新商品や新サービスなどのアイディア出すことが目的の会議です。

どのような種類のアイディアが欲しい、ということを共有すれば後はそれぞれが思い付いた時にネットワーク上のデータに打ち込めば、アイディアは集まります。

これでこの会議の目的も達成されます。

会議室でみんなで頭を突き合わせて考えるよりも、空き時間でデータに打ち込むことが出来るので効率的に業務を行うことが出来ます。

<短縮できる会議>
3、目標・工程設定会議
今月の目標やあるプロジェクトの工程を決める会議です。

これはある程度の目標や工程が出来上がったところで会議が行われます。

先にその情報とどの部分をみんなで話し合いたいか、ということを共有すれば、あらかじめ意見を持った状態で参加できます。

4、問題対応会議
なにか問題が起こった時に、その対応を決める会議です。

関係者が全員集まって行うことが多いですが、実際に発言をするのはその中の数人で、他の人は決まったことを情報共有してもらえば終わることが多いです。

会議を主催する人が、本当に必要な人を厳選すれば他の参加者の時間をなくすことが出来ます。

5、問題防止会議
これは今後起こりうるかもしれない問題を想定し、対策を決めていく会議です。

これも2、新アイディア会議を前もって行っておけば、対策のみを話し合うことが出来ます。

6、教育会議
これは勉強会と呼ばれる会議です。

多くの勉強会では資料を勉強会前に配布され、そこから資料を読み解きます。

ですがあらかじめ資料を配布して読んでもらっておけば資料の疑問点に答え、指導をするだけで終わります。

実現するには仲間が必要!職場内でコミュニティを作ろう

ここまで解説してきたことは、組織で行うよりも少数で行う方が実現しやすいです。

ですが一人で出来る範囲には限界があります。

なのでまずは同じ気持ちを持っている仲間を探しましょう。

残業を減らしたい!という同僚を探し、ご飯を食べながらこういうことをしたい!と相談して共感を得られれば自然と仲間が集まります。

最初は少人数でも実績が出れば、ほかの人も興味を持ちます。

そしてそれは職場全体として取り組むことになるでしょう。

まずは個人として“こだわりえお捨てる”

次に仲間を探して“データやノウハウの共有をする”

仲間が多くなった時に“不必要な会議をなくす”

と実践していってください。

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