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会社の忘年会で幹事を任されたら気を付けるポイントは?

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会社で忘年会の幹事を任せられたら、どういうことに気を付けたらいいか、わからないという人も多くいます。

忘年会の幹事を無事に成功させれば、楽しく1年を終えられるだけでなく、会社の先輩からの評価が上がる可能性もあります。

そこで、今回は、会社で忘年会の幹事を任せられた時に気を付けるポイントについて紹介していきます。

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案内状の書き方と時期は?

忘年会の案内状を書くときに気を付けることはいくつかあります。

まずは、件名を簡潔にすることが大事です。

長い文章や読みづらい文章などはできるだけ避け、誰でも読めるようなわかりやすい件名を作成することをおすすめします。

更に、本文の内容も読みやすくすることがポイントです。

例えば濁点や改行を適度に行ったり、文章はできるだけ短くまとめることが大事になってきます。

会場の場所や名前をわかりやすく記載することも大事です。

会場となるお店のホームページがあれば、そのリンクを貼ったり、外観を写真で撮って載せるなどの工夫が重要です。

また、会場に行くための分かりやすい目印があればその情報を記載しておくこともおすすめです。

案内状の最後には、幹事の名前と連絡先を記載しておくことがとても重要になってきます。

案内状を出す時期は、できれば開催日の1か月前程度を目安に作成して届けることをおすすめします。

間に合わない場合などには、遅くても開催日の2週間前には相手に届くようにする必要があります。

お店の予約で気を付けることは?

忘年会のお店選びは意外と難しいです。

色々な店があったり、収容人数も店によって異なるため、幹事の頭を悩ませることも多いです。

そこで、忘年会の幹事がお店を決めて予約するときに気を付けておきたいポイントを紹介します。

まずは、どんな忘年会にしたいのかという忘年会のテーマを決めることが大事です。

そうすることで、洋食なのか和食なのかなど、お店のジャンルが決まりやすくなります。

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また、会場の収容人数を把握しておき、参加する人が無理なく座れるようなお店を選ぶことが大事です。

また、キャンセルになる場合の対応を把握しておいたり、テーブル移動の可否など、細かいこともしっかりと確認しておくことが大事です。

そうすることで、急な人数変更や予定変更にも対応できるようになります。

値段設定はどれくらいが妥当?

会社で行う忘年会の値段設定の平均は、約4000円前後です。

飲み放題や食べ放題を含めても4000円前後で収まることもあるため、幹事はあまり高すぎる値段設定にしないように気を付ける必要があります。

どれだけ高くなってしまったとしても、5000円程度には抑えるようにする必要もあります。

あまり会費が高いと、参加人数が少なくなってしまう場合もありますので、注意が必要です。

多くの人数が参加する忘年会では、お店側が割引をしてくれる場合もあります。

そのため、幹事が予定の参加人数を伝え、どこまで割引をしてもらえるかという交渉をする必要もあります。

会計の割引が難しいようであれば、ドリンクをサービスしてもらったり、フードを何品かつけてもらうなどの、提案をすることで何らかのサービスをしてくれることもあります。

細かいポイントとしては、税抜き価格ではなく、税込み価格で、切りのいい値段設定にすることも大事になってきます。

例えば、税込み2980円よりも税込み3000円の方が、参加する側としても払いやすいです。

会費をどういった形で集めるかということについても考えておく必要があります。

会社の忘年会の幹事が抑えておきたいポイント

会社で忘年会の幹事を任せられたとしたら、まずは幹事がすべきことを頭にいれておくことが大事です。

案内状の作成や、お店選び、値段設定など、一見幹事にはやることがたくさんあるように見えますが、計画を立てて、効率よく行えば意外とスムーズに進むことが多いです。

もしわからないことがあれば、幹事を担当したことのある先輩などに聞いてみることも大事になってきます。

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