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会社の新年会で幹事を任されたら気を付けるべきポイントとは?

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会社の新年会といえば毎年の恒例行事、社内にも新年会を楽しみにしている方も多いのではないでしょうか。

ですが幹事を任されるとなればお店選びや新年会の連絡等多くのことに気を回さなければなりません。

しかし幹事の仕事をしっかりと遂行できれば上司や同僚からも一目置かれることもあります。

そこで、新年会の幹事を任された場合に気をつけたい点やポイントを紹介します。

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幹事を任されたならまず決めたいこと

新年会の幹事に任命された場合、なによりもまず決めなければならないことがあります。

それは会場となるお店選びです。

年末年始は忘新年会シーズンで多くの店が予約で埋まります。

また評判の良い店はどんどんと予約で埋まっていってしまうのでいかにすばやく評判の良い店の情報を集め、迅速に予約できるかが重要なポイントになるでしょう。

良いお店の情報を手に入れるために活用したいのが口コミです。

とはいえネット上の口コミだけですと実際の情報と異なることもあるのでできれば知人等から直接聞けると情報の信頼度が上がります。

例えば上司や先輩等の過去の新年会に参加した人に新年会向きの店を聞いてみたり、他にレストランに詳しい友人がいるならばそういう人におすすめのお店を聞いてもいいでしょう。

他にも候補のお店がある場合には事前に下見をしておきます。

客層によって騒がしかったり事前に集めた情報と雰囲気が異なることもありますので、予約を取る前に可能なら実際に店に行ってみましょう。

あるいは実際に店に行って新年会の下見をしたいと伝えればどんな席があるか、どんなコースメニューがあるかなども実際に店員から聞くこともできます。

また、お店を決めると同時に決めたいことが新年会の予算です。

新年会と一概に言っても店舗やメニューによって値段に大きく差が出ますので、事前に予算をある程度決めて、その中で参加者が満足できる内容にしたいものですね。

予算を決めるときに参考にしたいのが前年の新年会の情報です。

前年に幹事を務めた方がいるならば直接予算やどんなお店にしたのかを聞いてみましょう。

他にも経験者だからわかる注意点や新年会の伝統なども聞けるかも知れません。

前年に幹事を務めた方がいない場合には宴会好きの先輩などに話を聞いても良いでしょう。

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予め相談などをしておけば新年会当日の運営でも協力してくれることもあるので積極的に相談をしてみてください。

そして幹事に任命された際に忘れたくないことが上司への挨拶です。

新年会に参加される中で1番上の役職の方の元へ行き、幹事を任されたという挨拶とどんな店で行うかや日時の調整などの意向を把握しておきましょう。

店が決まったなら次は予算を確定しよう

新年会を行う会場が決まったなら次に決めることは予算、そして当日のメニューです。

例年の新年会の予算などを事前にリサーチし、お店が用意しているメニューと照らし合わせて例年の予算から逸脱しない範囲で満足度の高いメニューを選びましょう。

当日アラカルトで注文すると参加者それぞれの飲食のペースや注文した量によって不満感が生まれたり予算から大きく外れてしまうこともあるので、合計額や一人あたりの支払う金額がわかりやすい飲み放題付きのコースメニューが非常におすすめです。

また事前に支払う金額がわかっていると混乱しやすい料金の清算も事前徴収ができたりとメリットが多く存在します。

出欠確認をする際に気をつけるべきポイント

会場と予算も決まったら日程と参加する人の確認をしていきましょう。

例年の新年会開催日などからある程度開催日は絞り込めているかも知れませんが、それぞれ参加できる日程は細かく違うこともあるのでしっかりと確認しておきます。

会社のメールを使って参加予定者全員に参加確認と日時調整のメールを送ったり、最近では無料の日程調整ツールなども存在しているのでそれらを活用してもいいでしょう。

しかし会社によっては全員の予定が揃わず、全員の希望を実現することが難しいこともありますので、どこまで参加者の希望を聞くか等、幹事経験のある先輩に聞いてみてもいいでしょう。

そして日程が確定したならば改めて開催日時の連絡も忘れずに行います。

新年会幹事を任されたなら店選びと予算を決め、参加者への連絡も忘れずに

新年会幹事を務めるなら、前年の情報なども合わせて考慮した上でお店を決定し、事前に下見も出来るならばしておきます。

予算も例年と同程度にしておきます。また当日のメニューは飲放題付きのコースを予約しておくと清算が非常に楽になります。

参加予定者への予定調整メールや予定調整ツールなどを活用し、日程が確定したら迅速に参加予定者への連絡を行うようにしましょう。

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