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年末の挨拶、取引先にカレンダーを渡すタイミングはいつがいい?

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年末の挨拶で、取引先にカレンダーを配る役目を任されて、いつ渡すのがいいのかと悩んでしまう方も多いのではないでしょうか?

また、カレンダーを郵送する場合、送付状にはどのようなことを書けばいいのかと困っている人もいるでしょう。

そこで今回は、取引先にカレンダーを持って挨拶に行くタイミングや、カレンダーを郵送する場合の送付状について解説します。

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カレンダーを渡す良いタイミングとは?

カレンダーを持参して取引先に挨拶に行くタイミングは、11月末~12月中旬までに行うのが一般的とされています。

カレンダーを渡すことには、取引先に自社のことを深く印象付けるという目的があります。

そのため、まだ年末を意識しないタイミングでカレンダーを渡してしまうと、カレンダーはそれまでどこかに保管されることが想定されるので、新しく交換する前に失くされてしまう危険性があります。

逆に遅すぎてしまうと、カレンダーを既に用意されてしまうことが考えられます。

大掃除の時期に、カレンダーもついでに交換するという会社が多いのでそれまでには渡しておくことが理想と言えます。

年末に入ると、どの企業も慌ただしくなるので挨拶は、忙しさがピークに入る前に来てもらえた方がありがたいと考えるところも多いです。

少し早いのでは?と感じる人もいるかもしれませんが、挨拶に来た取引先に対応する立場になって考え、12月の始めにはカレンダーを持って挨拶に行くのも迷惑にはならないでしょう。

カレンダーを郵送するのは失礼じゃない?

最近は、年末の挨拶に多くの時間を割きたくないと考える企業も多くなっています。

依然として、対面形式で挨拶に行く企業が多いとは言えますが、メールなどで簡単に取引先への挨拶を済ませることも珍しくありません。

挨拶に行く側としては、直接取引先に出向き、カレンダーを持参して丁寧な挨拶をすることで、来年も良い関係を保っていきたいと思うのは自然な考え方と言えるでしょう。

しかし、取引先が多い企業になるほど、年末の挨拶に対応する回数は増えるので、正直面倒であるというのが本音になってしまっていることも珍しくありません。

なので、このようなケースでは、挨拶をメールや電話などで簡単に済ませ、カレンダーは郵送するという方法を選択するのも有効であると言えます。

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直接、取引先にカレンダーを片手に年末の挨拶をしないことが失礼にあたるかどうかは、その取引先の業態や規模によって異なります。

取引先の状況や、自社との関係性などを考慮してどのような方法で挨拶に行くかを決定するのが良いでしょう。

カレンダーを郵送する際の送付状の例文

カレンダーを郵送するのであれば、送付状の正しい書き方を知っておく必要があります。

挨拶の部分も重要ですが、最低限、記載しなければならないポイントをまずは抑えておきましょう。

送付状には必ず、送信年月日、取引先の会社名、自社の社名並びに書類作成者の氏名を記載する必要があります。

取引先の社名を間違えることは大変な失礼になります。また、自社の名前を間違ってしまうのも印象が良くありません。

送信年月日も忘れがちですが、記載するのがマナーとされています。基本的なポイントではありますが、漏れがある失礼な送付状にならないように丁寧に作成しましょう。

挨拶文の前後に、頭語と結語を付けることを忘れないようにしましょう。

「拝啓」を頭語、「敬具」を結語にするのが一般的です。

挨拶文の下には書類の中央に「記」と入れ、最後は書類の一番右下の部分に「以上」と記載します。

挨拶文の例文と基本的な流れをここで紹介します。

「拝啓、師走の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」

というように始め、

「本年は格別のご愛顧を賜り、まことに有難く厚く御礼申し上げます」

などのように感謝を伝え、

「来年も、より一層のご支援を賜りますよう、従業員一同心よりお願い申し上げます」

と来年も良い関係を続けていきたいという気持ちを最後に伝えます。

カレンダーを郵送する場合は、同封しているカレンダーについても挨拶の中で触れておくとより丁寧です。

カレンダーを持参した年末の挨拶を形だけのものにしないこと

年末の取引先への挨拶は、形だけのものになってしまいがちです。

オフィスに、挨拶に来た取引先のカレンダーが溢れてしまっている企業も多いでしょう。

だからこそ適切なタイミングで心のこもった挨拶をすれば、取引先により良い印象を与えることができます。

相手によって迷惑でない時期や挨拶の方法をよく考えてみましょう。

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